¿Quién se comunica con quién?

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¿Quién se comunica con quién?

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Echa un vistazo a tu buzón de correo electrónico y al calendario de reuniones ¿Existe información redundante en los emails que recibes o en las reuniones a las que asistes? ¿Te informan de la misma cuestión por email y teléfono? ¿Tienes acceso al contrato y a todos los datos que necesitas? En el momento en que me di cuenta de que esto me ocurría en algunos proyectos, descubrí la importancia de la correcta gestión del plan de comunicaciones en un proyecto. Recibir la misma información por distintos canales me supone una pérdida de tiempo y, por el contrario, no disponer de los datos necesarios crea una barrera para completar satisfactoriamente mis tareas.

Planificar la gestión de las comunicaciones va a facilitar que se lleve a cabo una comunicación eficaz y eficiente con todas las personas implicadas en el proyecto. Toda la información que se entregue fuera del grupo de interesados será una tarea sin sentido.

Desde mi punto de vista, una buena planificación del proyecto nos va a proporcionar un ritmo adecuado y flexibilidad durante la ejecución del proyecto. Y, por lo tanto, un buen plan de comunicaciones nos marcará las pautas para distribuir la información justa y necesaria, a las personas implicadas en el proyecto, en el formato legible para ellas y en el momento necesario durante la ejecución del proyecto.

Siempre he pensado que la información no es propiedad de nadie y quien la posee tiene la responsabilidad de distribuirla considerando las necesidades del depositario. Bajo mi punto de vista, con el plan de comunicaciones lo que hace el director de proyecto es diseñar la distribución de la información relevante para alcanzar los objetivos del proyecto.

Se me ocurre finalizar esta entrada con otra pregunta, ¿crees que el email es un buen medio para comunicar?

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